Des systèmes existants obsolètes.
Les systèmes d’information existants, en fin de vie, ne répondent plus aux attentes des utilisateurs d’Endel-Engie.
Endel-Engie souhaite un nouveau système de gestion qui offre à la fois une vision globale des affaires en temps réel, un pointage en mobilité, une gestion dématérialisée des intérimaires, des achats plus intégrés et la simplification du processus de clôture mensuelle.
Nous souhaitons « disposer d’une solution complète, en temps réel pour suivre tous les éléments de gestion opérationnelle et financière associés à une affaire, un projet ou un contrat. » explique le Directeur de projet. L’objectif étant de remplacer tout ou partie de nombreux logiciels différents, utilisés quotidiennement par les opérationnels. C’est alors le progiciel SAP qui est choisi et déployé sous le nom de projet SAPhir.
Pour l’accompagner dans sa stratégie de transformation d’outil, qui comprend la refonte de nombreux processus métier et l’accroissement des solutions digitalisées et en mobilité, la direction du projet fait appel à l’expertise de Thémis Conseil.
Celui-ci se voit confier la conduite du changement inhérente à SAPhir : mise en place d’une communication appropriée, appui aux tests de recette, ingénierie et formation des collaborateurs, support applicatif suite au déploiement de l’outil.
Un planning serré mais respecté.
Le projet concernant une grande majorité des collaborateurs du groupe, aux profils divers et variés (technicien, financiers, chargés d’affaires, acheteurs etc), a connu différentes phases de démarrage :
- En mars 2018, débute le premier lot dédié à la communication utilisateur et à la création du plan de formation.
- En août 2018, le démarrage des recettes fonctionnelles et tests en grandeur réelle.
- En novembre 2018, la formation, volet essentiel du projet, dispensée auprès de 1600 opérationnels intégrant SAPhir dans leur environnement de travail.
Le déploiement de SAPhir a eu lieu au début du mois de février 2019. Avec un déploiement des fonctionnalités progressif : la majeure partie au premier trimestre et la totalité au second semestre 2019 (interface paie, gestion de maintenance opérationnelle et pointage), ceci dans le but de rendre le système de gestion opératitonnel pour l’exercice 2019.
La gestion du changement et la mise en place d’une communication sur-mesure.
Expert de la conduite du changement, Thémis Conseil a été missionné pour superviser et animer la communication projet. Le cabinet appuie la direction projet dans ses interventions auprès du management pour éclairer sa vision des nouveaux processus cibles, des changements organisationnels et du mode de déploiement de l’outil.
Thémis Conseil assiste aussi l’équipe projet dans des sessions « d’embarquement » en régions (au total, plus de 20 directions régionales) qui visent à accompagner plus de 160 managers ainsi que plusieurs relais locaux désignés. Thémis met en avant son expertise en préparant des argumentaires fédérateurs et des supports de communication, mis à jour au fil des sessions.
L’information et l’actualité étant des piliers phares du projet, elles doivent être relayées par divers canaux pour toucher un large éventail de collaborateurs. Thémis, en collaboration avec la direction projet, met en place une communication soigneusement ciblée via l’Intranet d’entreprise, Yammer le réseau social d’entreprise en place, le journal interne et des flashs info réguliers. Ce premier volet « communication » est suivi par celui de la formation et du déploiement de l’outil.
Cependant, Thémis a dû faire face à la pluralité et à la diversité des entités qui composent Endel-Engie, soit 55 entités au niveau national (dont 2 dans les DOM : en Guyane et à La Réunion). Le cabinet a mis en place une organisation ajustée et personnalisée en amont du déploiement des formations, à partir de septembre 2018, en collaboration avec les responsables de régions ainsi que toutes les parties prenantes au projet. Ce travail minutieux a permis de mettre en place des formations adaptées aux divers profils du groupe.
Les formations, pilier fort du projet.
Une planification des sessions de formation stratégique.
Les premières sessions de formation ont eu lieu en novembre 2018, avant le démarrage de l’outil SAP prévu début février 2019.Pour respecter les délais impartis et préserver la qualité des formations, Thémis a planifié en moyenne 8 à 10 sessions par jour en simultanées. Des créneaux de libres ont aussi été réservés par précaution.
Les sessions de formations ont été planifiées par ordre de priorité des profils. En effet, les formations ont débuté par les profils dont l’utilisation du progiciel SAP est primordiale à leur fonction comme les contrôleurs de gestion ou les assistantes qui établissent les fiches de paies. Les techniciens ou chefs de chantier quant à eux, dont le programme de formation est plus léger, ont été formés en fin de calendrier des formations c’est-à-dire en mars 2019.
La stratégie de planification des formations a été élaborée selon la disponibilité des équipes et en faisant bien attention à ne pas « vider » les entités de tous les membres de leurs équipes pour que l’activité persiste et ne soit pas interrompue.
Des formateurs experts et agiles.
Thémis Conseil missionne pour le projet près d’une vingtaine de consultants experts SAP. Des formateurs agiles, dans leurs méthodes de travail et dans leur capacité à s’adapter à un environnement changeant et varié. Ils ont dû faire face à des milieux variants d’une semaine à l’autre, s’organiser parfois à la dernière minute professionnellement et personnellement, ainsi qu’accommoder leur programme de formation aux différents profils, propres au groupe Endel-Engie.
Une logistique de formation gérée en collaboration avec les services d’Endel-Engie.
Endel-Engie n’a pas l’habitude de former une population de salariés aussi massive (plus de 1600 collaborateurs). Aussi, les salles sur site ne sont pas forcément équipées de matériel informatique ou de réseau internet nécessaires pour les formations. Il a fallu aussi accorder le planning des formations SAP avec les événements déjà programmés sur site pour confirmer la disponibilité des salles.
Les équipes de Thémis ont travaillé fortement avec les assistantes administratives de chaque entité afin de coordonner les plannings respectifs de chacun : un travail pour le moins fastidieux !
Par ailleurs, afin d’équiper chaque entité de matériel informatique adéquat et opérationnel pour les formations, Thémis a pris en charge la logistique de formation. Les commandes effectuées auprès du service des achats Endel-Engie, étaient réparties, avec l’aide du service logistique, en région. Lorsque c’était nécessaire et pour ajuster le besoin en PC durant les formations, ces derniers étaient transités de site en site.
Il a néanmoins fallu conjuguer avec certaines contraintes comme des arrivages de PC retardés ou des commandes non effectuées à cause d’un grand nombre de PC commandé (soit plus d’une centaine). Grâce à son étroite collaboration avec le service des achats et de la logistique, toujours disponible, malgré leurs propres charges de travail quotidiennes, l’équipe Thémis a su gérer les désagréments de dernière minute.
Finalement, un retour d’expérience positif malgré quelques freins.
Thémis a mis en place un plan de formation personnalisé, réalisé des supports de formation et des modes opératoires idoines aux profils des collaborateurs Endel-Engie.
En somme, un travail colossal où le cabinet a mis en avant son expertise de la gestion de projet. Il a pris en charge la logistique et l’animation des formations en région et déployé simultanément les médias appropriés auprès des utilisateurs.
Malgré un démarrage des formations hésitants, les retours d’expérience globalement satisfaisants ont permis de proposer des axes d’amélioration à l’appropriation de l’outil et des processus. Certains stagiaires ont déploré des formations trop courtes et soulignés le professionnalisme des consultants formateurs.
En 4 mois, plus de 1200 collaborateurs ont été formés, par une vingtaine de formateurs, soit 73% de la population planifiée au total.
Finalement, Thémis Conseil achève sa mission avec la rédaction des fiches et plans de test permettant de dérouler les flux métier et la création des données nécessaires aux jeux de tests. En parallèle, le cabinet continue de s’occuper du chantier communication en prévision des échéances du projet à venir.
(Article rédigé par Danila GOVINDIN)